医药行业为什么需要使用电子签名？

2020年底，为了规范医药代表的学术推广行为，促进医药行业健康有序发展，国家药品监督管理局网站发布了医药代表备案管理办法，各药企需要完成医药代表备案。

那么，如何才能合法合规地收集员工的个人信息呢？

基于个人信息保护的原则，我们要注意“药品营销许可证持有人要使用医药代表个人身份信息完成医药代表备案并在国家平台上公布信息，需要获得医药代表授权。”虽然这看起来是一个比较简单的要求，但是在实际操作过程中，要考虑如何发放，如何接收，如何保留授权。这对于大型药企医药代表频繁进出的公司来说是一个很大的工作量。

随着医药行业的动态变化，未来这样的政策会越来越多，国家对个人信息利用的采集标准和授权要求也会越来越严格。如果我们每次都换，我们会更新授权书，让员工签字后再收回。另外，医药代表大部分分布在全国各地，这将是一项繁琐且低附加值的工作，工作量巨大。作为医药公司，可以做些什么来灵活满足员工授权等签约需求？事实上，在医药行业推广无纸化电子签名是一个非常推荐的方案。

电子签名在医药行业人力资源部的应用现状

目前，在医药行业推广电子合同签署，机遇与挑战并存。

挑战在于医药行业相对传统，尤其是数字化进程相对互联网企业来说比较慢。因此，特别是对于电子合同，等与法律风险相关的决策，公司的法律部门还是倾向于保守的。目前很多公司的法律部门都不同意使用电子合同。但从政策角度来看，我们也看到了更多的机会。某种程度上，疫情的爆发加速了国家政策对电子签名的支持。

今年7月，国家发改委在《关于支持新业务形式和模式健康发展、激活消费市场促进就业扩大的意见》中，明确指出了推动电子合同、电子发票、电子印章、电子认证等数字应用基础设施完善的方向，让我们看到了趋势和希望。

目前医药行业具有销售分布广，医药代表注册制度政策变化快的特点。正是由于这些日益增长的需求，电子合同的使用机会应运而生，这促使医药行业开始了对电子合同的各种尝试。

目前，医药行业应用最广泛的电子合同是在人力资源领域。

现在很多企业与员工之间的文件，如收入证明、就业证明、离职证明、调动调动协议、个人信息采集、保密协议、竞业限制协议、员工手册、电子合同等，不需要盖章和签字是无法进行交互的。

基于刚才提到的挑战，对于医药企业电子签名的推广步骤有以下几点建议:

首先是功能提升的顺序。由于很多药企的法律部门并没有完全支持和同意电子合同，所以电子签名并不局限于电子合同，应用场景也比较多，可以循序渐进。

我们可以从简单的电子印章，比如收入证明、就业证明、离职证明等入手。，只需要公司单方面盖章，不需要任何员工签字。

有了电子印章，我们可以继续扩展到下一步，即电子签名。

其中转入转出协议、个人信息保护、保密协议、员工手册、竞业限制协议等相关人力资源应用已经广泛使用，未来很容易过渡到其他场景。

对于电子签名需要的平台，可以放心的从签名电子合同平台开始，因为这样对公司的IT系统和预算影响最小。如果公司IT部门的技术系统条件成熟，你想有更好的员工体验，也可以把电子合同系统和公司的系统连接起来，这需要公司IT部门的介入和规划。