人力资源电子合同应用常见问题解答

①电子合同能完全无纸化吗？

对于HR共享服务中心的管理人员来说，还有一个担心就是电子签名的引入是否真的能促进完全无纸化，不要在任何阶段因为各种原因保留纸质文档，这样会造成重复工作，影响效率和效果。

在数字时代HR，时刻关注最新的市场做法和技术，让你学到一些行业内的最佳做法。目前，电子签名技术可以完全实现员工全过程的无纸化管理。劳动合同、要约协议、各种证书、员工手册、保密协议等。可以通过电子签名来执行，而无需保存任何纸质文档。

很多企业也是基于电子签名技术与公司人事系统的对接实现一键录入，员工只需要一部手机就可以完成所有的录入操作。有了技术支持，人力资源经理可以大胆地在公司推广电子签名的应用。

②会不会电子合同泄露个人隐私？

实施电子签约，员工最担心的是两个方面:一方面，员工担心电子签约是否真的具有法律效力，是否所有政府、银行等部门都接受电子合同，是否会耽误自己的工作。另一方面，由于大家对个人隐私保护的意识越来越强，担心通过实名认证签名时会不会出现数据泄露或者个人信息被滥用的情况。

事实上，这些担忧目前已经没有必要了。以电子合同形式签订的劳动合同、工作证明、收入证明、离职证明、员工手册等已经得到政府机关、法院、银行等机构的认可。

特别是对于异地的那些员工，由于没有了快递、复印、签字等多余的操作，处理个人事务的效率大大提高。在个人信息保护方面，第三方电子合同厂商在个人隐私保护方面也非常专业。有个人隐私保护认证证书，确保客户隐私安全。同时个人数据会在平台上用国家秘密算法加密，给予双重保险。

③如果业务人员不支持使用电子合同？

通常HR和业务领导沟通时，业务经常说现在不用电子签合同了，工作正常吗？使用该系统是另一项费用。你HR团队或者这些人能给公司带来什么好处？

事实上，许多企业领导对从纸张、打印到快递的每份纸质签名文件的成本没有直观的感觉。如果把相关的数据分析分享给企业领导，其实可以给他们一个直观的印象，就是电子签名的成本大约是纸质签名成本的10-20%。完全可以降低日常运营成本。

至于节省的人力时间，HR还可以告诉业务领导，他们可以有更多的时间根据业务的痛点为业务提供更高价值的服务。

④公司法务部门不同意使用电子合同怎么办？

很多企业，尤其是外企，非常注重合规性，所以很多决策都需要法务的意见。而法务部门的工作目标主要是规避法律风险，所以应对方式通常比较保守。公司的法务部门通常会指出，很多地方法院根据以前的案例和经验，要求公司在过去的案例中提供纸质合同。虽然国家已经出台了相关文件，但是不能保证全国这么多城市的地方法院都会承认电子合同。基于这些原因，当我们去公司询问法务部门是否支持电子合同，最终的结果是我们还是需要考虑调研。

在数字时代，由于信息的爆炸，法务有时不能得到最及时的信息，所以可以加强沟通。比如我们可以将最新的国家相关论文和电子合同批准的案例及时分享给我们的法务部门，保持相对频繁的沟通，让法务部门了解电子签名的趋势和实际案例的信息。

同时要让法务知道电子合同的实名认证和不变性，这样会进一步降低萝卜戳、假合同等法律风险。电子合同签署在我国的法律效力毋庸置疑。