大型工程项目如何通过电子签章系统降低成本

大型项目一线建设期间，平均每年签署文件200多万份。如果采用纸签，签的时候有没有计算成本？

很多项目经理坦言，为了保证一线的施工进度，去业务系统实现了网上审批，但最后还是卡在了“签字盖章”上。文件签署这个巨大的问题如果有一天不解决，一线建设的成本和效率也不会有一天真正释放出来。

如果采用电子化签署，则在整个流程中，每份文件都可以“零快递零纸张”完成。通过整合，组织的业务软件具备了签名能力，围绕一线建设管理程序，为各环节的文件提供“身份认证、电子模板、网上审批盖章、电子签名、数据存储证书服务”。

通过“瘦身”百万文档，全面提高项目一线业务的处理效率，降低项目管理成本。

一是采购文件“瘦身”，一线材料早到位

“瘦身”文件:招标文件、询价函、采购合同、现场收据、采购申请表。对于一些大型工程组织来说，各种设备和建材供应商遍布全国各地，数量高达数千家。在采购过程中，越早发出招标文件和询价信，越早筛选供应商；采购合同越早签订，材料越早到位。

离线签署棘手问题:

对于每一次采购，招标文件必须经过总部批准盖章后才能发出，可以是快递，也可以是当面，整个盖章过程至少需要2-3天。需要采购的材料种类繁多，可能需要300-400家“设备、水泥、钢材、配件、电缆等”的供应商同时进行调查。依靠邮寄需要一周时间。各种合同的签约进度都是无形的，等待施工，采购合同还没签，不知道催谁。

电子签署优势:

可以与招投标平台和采购业务系统集成。各种招标文件在招标采购过程中可以直接调用电子印章，这涉及到双方签订的采购合同。系统通过短信自动提醒供应商，可以在线签名。

二、材料档案“瘦身”，一线材料快速部署

“瘦身”档案:材料出入库登记表。大多数工程材料的数量和质量都很大。材料出入库登记表的签字越规范，就越能减少材料管理不善造成的损失。材料出入库表格签字越快，施工一线就能越快解决材料短缺，提高材料调拨效率。

离线签署棘手问题:

在一些组织中，存在许多“虚开材料发货单”、“签字领料”的情况，使得材料的损失难以控制。入库时，仓库人员应获取系统材料采购数据，并在签字入库前逐一核对；领料时，上层经理审批，仓库管理员签字，流通时间慢，第一时间无法满足紧急物料需求；每个仓库的材料调拨效率不好，导致材料和采购的浪费。

电子签署优势:

开放式、集成化的仓储管理系统和采购管理系统，无论是出库申请单还是入库单，都是通过网上审批流程实现的，自动传到电子签章进行签字，整个流程方便、安全、高效。

①电子表格中的收货公司、供应商、物料类别、资源编码、物料明细信息可直接从业务系统中检索，标准模板由合同锁转换而来。

②从发起到入库只需要一个流程，每个环节都直接通过手机审批，既保证了身份安全，又有较高的物资调配效率。