大型食品企业如何通过电子签章系统降本增效？

众所周知，一家大型食品企业每年要处理3-7万次各种内部和外部对印章的请求。引入电子签章以简化章节和合同成本的使用已成为许多组织进一步释放管理动机的新选择。

食品行业核心业务运营流程:(生产销售过程中的管理支持)

“生产”和“销售”构成了食品行业的核心业务线，实施过程非常复杂。从生产准备、生产到销售，整个过程不仅需要庞大的员工体系的支持，还涉及到大量的供应商、经销商、代理商和客户。

庞大的业务网络下，有大量的内部打印和外部签名需求。传统的物理打印方式有限且不灵活，只会让组织运作被动。现在，电子签章系统使现有的食品机构业务管理软件通过开放集成实现电子打印和电子签名，从而为食品行业打造一个覆盖机构内外各类人员和业务的电子打印控制中心场景等。

大型食品企业核心业务章及合同场景:

场景1、产品销售文件类型:特许经营合同、经销商合作合同、经销商协议、特许经营合同、委托书、商品团购合同、销售订单、退货订单、销售合同。

受食品保质期的限制，食品行业强调即时服务。业务规模越大，分销渠道越多。这几年来，大大小小的经销商、代理商、加盟商的数量已经达到几万家，这类业务的签约和订单成本高达每年一百万。此外，各种促销活动频繁，产品订单急剧增加，依靠线下盖章，一线业务人员和印章管理人员经常在高负荷下工作，检查订单、打印、盖章并邮寄到各大分销渠道，需要巨大的签约成本。而且纸质邮票效率跟不上，订单容易搁浅，推广成为管理负担。

解决方案:电子签章系统通过整合ERP业务软件、订单管理系统、销售管理软件，为食品行业打造一个网上销售单据签约平台。内部销售人员、外部经销商、代理商、加盟商、客户可以随时通过电话电子印章和网上电子签名签订合同。

场景2、采购文件类型:原材料/设备/服务采购合同、招标文件、中标通知书和评标报告。

供应链是食品工业发展的核心支撑。食品生产原料的采购和门店装修服务的采购伴随着组织的年度发展。各种招标文件和采购合同的签订效率关系到整个上下游供应链的运作质量。线下盖章不仅分离了上下游信息，还因为纸张、快递、人工沟通的巨大成本，使得整个供应链变得复杂。

解决方案:电子签章系统可以与ERP、SRM、OA等应用软件无缝对接，帮助组织在现有采购信息管理平台的基础上，在线审批后直接在所有文件上加盖电子印章，通过短信通知外部供应商，在手机上轻松签收确认。全面简化供应链中的签单成本，提高采购效率，通过整个电子采购打通供应链上下游信息，使食品组织的采购更快，满足生产和门店扩张的需要。

场景3、人员招聘文件类型:人事合同、聘用协议、离职协议、各种证明文件、保密协议、竞业限制承诺。

部分连锁食品店、零售食品店、门店在全国范围内扩张，员工流失率常年居高不下，尤其是面向客户的前端服务人员，流失率更为频繁。再加上各地正常的连锁经营，大量人力资源文档的打印需求导致HR陷入机械化工作状态。

解决方案:电子签章系统可与HR软件、OA办公系统连接，创建食品行业人事文件审批、打印、签字、存储闭环，帮助解决认证文件内部打印、新员工签字、老员工续签等各种签字要求。现在HR可以直接从业务管理系统发起签字，审批后自动加盖电子印章。员工可以借助短信自动认证并签订合同，整个身份保障过程只需几分钟。

场景4、财务文件类型:报表和报销单。

随着全国分销网络和供应链的形成，在数万经销商和供应商的配合下，每个月都需要核销大量报表。核销效率越快，食品组织的采购和生产部门就能及时获得产品销售数据，组织的资金就能尽快回流。此外，在采购和销售业务中会产生大量的报销单，每月占用财务人员一半的时间。公司扩张越快，财务报销压力越大。实体使用印章的局限性将金融家困于重复、机械、庞大的盖章环节，难以彻底筛选风险审批、萝卜印章等瑕疵。

解决方案:电子签章系统可以与企业的配送管理系统和财务软件集成，不仅可以将电子印章连接到对账流程中，实现对账数据、报表、签名、盖章的全过程电子化，还可以满足内部报销单盖章的需要，使订单、票据、财务数据可以完全共享，审批、打印、流转全过程电子化。

场景5、资产文件类型:门店建筑合同。

每年各种连锁食品店和零食品牌在全国建立实体店，一些知名连锁品牌每年都有上千的扩张。门店装修过程中，需要与施工单位签订施工合同。但是门店遍布全国，总部还要远程与施工单位签订合同，只能靠邮件一遍一遍的与对接人沟通施工内容，效率跟不上企业整体扩张速度。

解决方案:总部整合到食品机构的OA办公系统和供应商系统后，选择建造师后直接在系统中发起签约流程，覆盖电子印章 online。施工单位即时短信查签邀请函，全程零快递，快速解决全国各地门店打印需求。生产和销售能力是食品组织市场竞争力的重要表现。轻量、智能、安全、无纸电子签章可以帮助组织释放一线业务签约成本，构建真正的电子化管理闭环。

目前，国家提倡加工制造业加快信息化部署，借助“互联网+”提升管理能力。电子签章，作为组织信息化管理升级的最后一环，将有助于更多传统食品行业开拓新的管理方向，促进业务的轻量级发展。