合同管理系统-电子合同如何解决合同管理的困境

一、合同管理的困境

1.在合同签订上，不是领导授意草草签署，没走既定流程，就是你方改罢我登场；最终到底谁改了什么都一团乱麻，重复核对，效率低下；

2.合同签过之后，或者就放在档案柜里，乏人问津；或者就是在出问题的时候才去找合同，却发现那个合同不在自己手里，甚至在合同对方手里没收回来；

3.基本上使用EXCEL做合同台账，但是EXCEL难以应对动态的执行数据，虽然解决了这个维度，但又贻误了那个维度，搞得合同管理员非常头大，无计可施；

4.合同管理人员按期向各个业务部门收集合同执行数据，但是每个业务部门都很忙，报送不及时不说，还不准确，业务部门之间的数据对不上；

5.合同量大，收付款笔数太多，经常会忘记催收款项，有时还会重复付款给供应商，导致增添利润的机遇流失甚至公司损失；

6.由于合同签署和执行没有统一的管控机制，导致重要审计材料缺失，执行合同审计非常困难；

7.客户跟踪信息全部分散在客户经理身上，公司掌握不全面，如若客户经理发生变动，以前的跟踪情况难以承接，甚至发生跳单情况，给公司造成损失；

8.供应商审核流程不规范，选商和招标环节资料和流程不完整不规范，导致采购管理混乱，以至于容易滋生腐败，缺失质量控制，造成损失；

9.一旦合同完成后，对客户、供应商、合同等没有回归评价机制，不能使后续业务借鉴过往业务的经验教训，致使多次犯同一个错误而不自知；

10.合同执行过程中，难以对合同收付款、开票、合同标的的交付做一一对应，款、票、物的对账经常出问题；

11.集团企业无法监控下属企业合同的签订和执行，违反合同管理规定的行为比比皆是，致使企业风险指数加大。

二、不用合同管理方式对比

纯纸质和Exce方式：简单统计不能协作、效率低易  出错、难以支持大合同量

电子合同管理系统：以合同全生命周期管理梳理整合相关业务对流程控制、风险防范、管理决策提供强有力的支持。

三、电子合同管理系统

基于电子签名技术搭建的电子合同系统，与企业已有系统相结合，可以实现：

①通过与接入设备对接，在任意终端实现电子合同签署。

②通过与业务系统对接，实现合同管理、印章管理等功能。

③通过与第三方服务对接，可实现安全协议封装、网络接入等多项功能。

举例来说，放心签电子签章系统可以达成如下功能：

①支持由管理员统一管控用户账号（开通、权限变更、禁用）。

②账户数量可无上限。

③支持通过接口方式进行企业组织架构同步，和员工岗位进行无缝对接。

④可通过接口方式进行企业员工信息同步

⑤支持统一管控、分级管控电子签章、文件模板的制作权限。

⑥支持分级管控数据查看权限。

⑦支持自定义配置审批流，审批流可应用于签章创建、使用，模板创建、使用等。

⑧支持记录和查看用印日志（何人何时在何种文件加盖了何种签章），可根据各类关键字和条件进行查询。

⑨支持统计报表功能，按时间维度、组织维度统计用印情况，并可导出多种格式表格。

⑩支持API方式对接，所有操作在本地系统，模板调用、内容填充后台接口自动完成。

⑪支持同一个文件进行多个不同印章用印，且能指定用印顺序，数量无限制。

⑫智能识别空白文件，空白文件不会盖章。

⑬支持人脸、银行卡、手机号等要素组合身份认证。

⑭加盖公章的文件能够被保护，不允许修改。

⑮支持文档锁定功能，需要输入特定的密码才能打开文档。

⑯支持在线验证电子签章真实性，验证结果包含CA、时间戳、签署人信息等。

⑰支持打印的电子签章文件，支持点击链接、扫描二维码方式查看电子文件，支持水印功能，且能够指定水印的类型。

⑱支持加盖电子文件中的印章，不可篡改，也不可能从盖章文件中被拆离，合同验签可检验是否拆离。

⑲支持发生纠纷等涉及诉讼情况，电子签平台需提供证书、日志等支持，必要时可以提供国家公证处服务。

⑳支持移动端应用集成，包括微信、企业微信、公众号、小程序等，支持对于任何形式的签章、签名与加密要求能在3秒内完成。

基本满足企业签署管理需求，更多合同管理功能可进行定制。