朋友小C在某国企做行政，负责档案管理工作。每到月底，从各个项目公司上交的合同络绎不绝，整理、登记、封装，忙得团团转。小C告诉我，为了防虫防火防潮，公司专门找了数十间房间来放档案，一排排的，整齐划一比图书馆还壮观。但是，因为纸张堆叠，想要找一份多年前存入的合同，还是得翻箱倒柜，很不方便。小C很苦恼，“怎样才能实现合同的高效管理呢？”

相信和小C一样，很多企业在合同管理方面都有这样的烦恼。数字化时代，如何实现合同档案的高效管理，如何充分发挥合同本身的价值是目前企事业单位亟需解决的问题。

对于大多数企业来说，合同作为企事业单位对外进行经营活动、对内进行人事管理的重要凭证，在维护企事业单位合法权益方面发挥着不可替代的重要作用。正因如此，加快推动合同档案管理信息化建设就显得尤为重要。

2021年1月1日起实施的新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称新《档案法》）中，“档案信息化建设”专章首次从法律层面对档案的信息化建设做出全面、系统的规定，明确了电子档案的法律效力以及凭证作用。

新《档案法》第五章“档案信息化建设”，一共7个法条，其中第三十六条规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。”第三十九条规定“电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。”第四十条规定“有条件的档案馆应当建设数字档案馆”以及第四十一条规定“国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。”

从信息系统建设、电子档案管理接收、数字档案馆建设到档案数字资源共享、利用等，全生命周期的合同档案管理兼顾内部使用与社会共享，将合同的实际效益发挥到最大。

想要实现数字化档案管理，首先还是要从源头上改变传统的纸质合同签署方式。电子合同能将签约功能无缝衔接到企业办公自动化OA系统、业务系统或其他系统中，减少纸张、快递、人工等带来的消耗，合同在系统中流转迁移，合同档案管理变得更简单。

在档案管理方面，使用电子合同完成在线签署后，电子合同管理系统可以自动通知归档人员入库归档，归档信息包括合同金额、起止时间、合同执行状态等各标签；电子合同管理系统支持关键词搜索、按组织架构/文件类型分类快速查找，一键搜索让文件归类管理更便捷；合同被归档入库后会自动加密，其他人如需查看则需要申请借阅权限，权限可细分至每位人员，也可按时效性开启，到期自动回收阅读权限。

随着电子合同功能的进一步开发与完善，传统纸质合同签署的整个流程均可在线上实现，电子合同也将会为未来的合作带来更多安全保障和便利。作为电子合同领军企业，放心签在不断探索新型合同管理方式，为档案信息化建设助力。

【版权提示】放心签电子合同尊重并保护版权。部分图片/素材来源于网络，如有侵权请及时告知我们处理。