任何一个企业的运行都离不开合同，甚至从一定程度上来说，企业的运营实际就是合同的签订、合同的履行。比如对内的劳动合同，对外的买卖合同、采购合同、销售合同、租赁合同、承揽合同等等。

随着企业的发展壮大，它的合同数量和合同类型也会变得越来越多，而这些合同对于企业的生存至关重要。

如何保护好合同内容的信息、如何做好合同的分类存储、如何让大家快速获取和查阅合同等环节，都对企业提出了严峻的挑战。

一、合同签署的常见痛点

1.签约流程慢

在当下疫情阶段，跨地区的合同签署、公司内部办事处之间的合同传阅等操作都变得非常困难。

比如我们与其他城市的公司签订合同时，要寄过去等对方盖完章之后再寄过来，来回可能要花费一周时间，非常影响企业运营时效。

2.签约数量大

在互联网环境下，除了B端客户，可能会有很多C端用户在网站上下各种订单。尤其是在业务旺季，每天都要签署几千个订单，只有签署成功才能发货，造成时效非常低。

3.签约成本高

对于纸质合同，签约除了有快递费用、打印费用等显性成本，还有很多隐性成本。

比如，每一个纸质合同要保存，我们就要把它放在合同保管柜里，占用办公空间。考虑到日后可能会查询以前的合同，还得专门雇人维护保管的合同文件。这些都是在增加我们的管理成本。

4.风险不可控

对于纸质合同，经常会出现各种各种的问题，比如签署主体不可控、签署行为意愿不可控、快递风险不可控等。

5.合同管理难

无论是合同保管问题、印章存放问题，还是查阅、调阅、借阅问题，在使用纸质合同的情况下是无法解决的。

二、数字化签约趋势及特点

如何解决这些问题？做数字化签约。大家可能对于数字化签约不太了解，我简单和大家分享下。

1.电子签名发展历程

2004年8月，我国颁布了《中华人民共和国电子签名法》。之后，随着框架政策的制定，在执行上有了各种细化和升级。

2008年，推出ISO 32000: PDF版式文件规范含电子合同签署。

2010年，推出证书认证系统密码及其安全技术规范、公钥密码基础设施应用技术体系。

2012年，推出数字证书认证系统密码协议规范。

2014年，推出安全电子签章密码应用技术规范、时间戳服务接口规范、基于SM2密码算法的证书认证系统密码及其相关安全技术规范。

2016年，推出安全电子签章密码应用检测规范。这一年，互联网金融把电子合同带到了田间地头、带到了大江南北，很多人因为互联网金融第一次接触到电子合同。经过这么多年的发展，电子合同无论从政策上，还是技术上都已经非常成熟了。

2.政策对电子合同的加持

从2019年到现在，我国相继颁布多个政策、法规支持电子签名的应用。在这期间，发生了几个重量级的事情，如：

① 人力资源、人社部

2020年2月11日，人社部鼓励大家网上面试，网上签约。

2020年3月10日，《人力资源社会保障部办公厅管关于订立电子劳动合同有关问题的函》提出用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同。

② 房地产

2019年之前，我们对于电子签名、电子合同的应用范围有一部分限制，比如房地产买卖合同不可用电子合同，必须用纸质合同。但从2019年之后，我国修订了相关法规，以及相关的文件和政策都在推进使用电子合同。

3.电子合同究竟是什么？

电子合同是基于电子签名技术的应用，签署及传输过程采用严格加密技术，保障其具有与纸质合同同等的法律效力，并支持多种司法举证，确保合同缔结双方的合法权益。

① 纸质合同的劣势与电子合同的优势

第一，比起传统的文件签署，电子合同可以解决假章问题。如果我们拿出一个纸质合同来，即便我们知道上面是萝卜章（伪造公章）盖的，也没办法证明。

但是在电子签名时代，这个情况是不会发生的，因为没有经过身份认证无法使用印章，而且任何一个章的使用都有相关记录可以追溯到是哪个手机号、什么长相的人盖的章。

第二，比起纸质合同，电子合同不存在打印、快递成本这些问题。

第三，纸质合同存在仓储成本高、合同易丢失的问题，而电子合同既不会丢失，也不需要物理空间储存。

第四，纸质合同经常会遇到一个问题：我们做合同审批的时候可能是一套文件，等到打印出来、签署完成之后才发现合同在这个过程中可能因为人为失误或某种原因发生了篡改、丢页等情况，最终与我们审批的版本不一致。但电子合同可以完全避免这些问题，变得更加安全。

第五，公章私盖。使用纸质合同时，业务人员会因为私情或者粗心为别人盖了一个不知名的文件，使用电子合同时不会出现这种问题。

三、电子合同全生命周期解决方案

1.电子合同全生命周期

签订前：我们要基于某个合同范本去设计合同，在线进行一些修改和起草，选择好合同签署的相对方。草拟结束后，选择好给谁签，直接进入签订状态。

签订中：我们可能需要做内部审批，最终确定这份合同可以签订。签订时，我们还要验证对方的身份信息（如：对方是什么人，对方是代表什么企业，这个企业的资质如何，这个人能不能有足够的权限代表这个企业去签合同）。确认完毕后，依据《电子签名法》，我们要颁发一个CA证书，让对方在线完成签署。

签订后：签订完成后，就开始履约。一旦发生纠纷，我们可能还需要相关的诉讼管理、案件管理、诉讼管理、律师管理。

2.电子合同的签署流程

电子签约无非就是四个角色：

第一个角色是发起方，发起合同的签署。

第二个角色是接收方，他可以查看发起方发起的合同，查看之后可能要做一些认证，证明自己能够替某一个企业来签署，这时他才能完成签署的动作。

第三个角色是出证方，在签署过程中，记录双方的所有线上操作。

第四个角色是律师方，如果签署后出现纠纷，需要律师提供相关的咨询和服务。

这个过程中，有几件最重要的事：

第一，实名认证，我们要确认对方的身份。实名认证的方法有很多，如手机号码验证、刷脸验证。如果对方是企业，验证的方法就更多了，如验证营业执照、验证它的对公账号等等。

第二，签署方的意愿。我们要证明当时是他签的字，还要证明他签字的时候已经完整浏览过合同，最后通过刷脸采集他的个人信息确认合同的签署。这些都是关于签署方真实意愿的验证。只有有了这些东西，我们才能证明这份合同的有效性。

第三，防篡改。无论是签名的防篡改还是合同内容的防篡改，如果以后出现纠纷，我们要向法庭证明现在这份合同内容和之前接收方签的合同没有任何不同。