传统纸质合同的管理存在诸多困难:
1、 无法保证有效性:合同规范差,法律风险高。无法全面检查细则,容易被有意牟利者篡改。由不同岗位审核签字,人为遗漏难以追踪,无法审计。人员口径不同,无法追溯签约主体的责任。
2、 传输数据过程的重复浪费:快递反复发送,周期长,影响产品和服务的供应,同时也产生一系列的发送和打印成本。如果发生变化,流程的时间成本将成倍增加。
3、 系统脱节,安全性令人担忧:企业的大多数管理流程都启用了在线系统,但合同签订仍然是面对面地进行的。管理步骤错位,无法实现高效对接。在业务的后期阶段,审计检索有许多障碍。
电子合同系统可以通过人工智能识别、实名认证、数字证书等手段。签字主体确认一致后,双方才可签订合同。电子签章技术在劳动合同的签订和保管过程中不可篡改,保护签约人的权益。
以金融行业为例,投资人与借款人之间想要建立联系,就得有第三方作保,它的职能是开具协议,为合作双方提供保密服务。金融机构想要把钱借给用户需要进行两项工作,一是验证借款人的身份,二是计算对方的还款能力。
第三方电子合同平台靠三个维度来获取申请者信息的,以保证对方是本人,而非冒用了某个人的身份。银行卡、手机号外加人脸识别,三步进发,协议生效。个人身份认证如此,企业身份认证也是严格按照程序进行。
以房地产行业为例,在数字化时代下,房产企业更加关注效率、安全、客户体验、合法合规等等,电子合同可以解决房地产企业信息不对称、合同法律风险、签约效率低下、用户体验度不高、签约成本高的问题。
合同的数字化是房产企业转型的关键一步,电子合同不仅可以做到降本增效,也可以实现企业高效精细化管理,并且在风险防范上展现出显著优势。
相比纸质合同盖章签字验明正身的方式,电子合同采用实名认证的方式确保签署人的真实身份,避免合同冒签、“萝卜章”等风险。当遇到合同纠纷时,电子合同服务平台可为房地产企业提供证据保全、司法鉴定等法律服务,为房地产企业提供完整的证据链,快速高效地解决合同纠纷问题。