一般情况下,企业的实体印章要么由老板直接保管,要么有专门的印章管理人员进行管理,在使用印章的过程中,常常碰到业务人员需要盖章时,老板不在公司或者管理人员外带办事去了,公司文件签署实体印章总是跟不上需求,一章难求的现象。盖章需要靠运气,大老远跑回来不说,关键是容易耽误业务推进,让公司损失订单,这时可以考虑让电子印章来救场。
在实体印章使用过程中,容易出现的问题:
1、印章跟不上需求
通常来说,企业公章只有一个,当需要盖多份合同时,不能保证每份合同都能及时有效的进行盖章,不仅加重了盖章人员的工作任务,而且使得签署周期变长了,少则三到五天,多则半个月,人可以等,但是业务等不起,因此,会造成订单损失的情况
2、领导不在或印章外带行为不可控
企业也领导正好不在公司的,或者管理人员把印章外带办事的情况不可控,当急需盖章时,人不在,章盖不了,耽误了业务推进。
3、盖章流程麻烦
比较规范的企业用章,需要先填写印章申请单,找领导签字,再用章。而涉及一些比较重要的业务合同盖章还需要对文件内容审议、反复确认,并且骑缝章、角章一页一页盖下来,非常的麻烦。
4、异地签章难
出差谈业务,到签署合同环节还必须回公司进行盖章,不仅耽误时间,而且涉及到紧急业务一时半会盖不了章,合同有可能会终止。
异地签章,假章、冒签代签行为难控制,一旦发生需要承担风险。
电子印章如何解决实体用章难的问题呢?
签章电子化管理,解决印章不够用的问题,通过制作生成可靠的电子印章/签名,进行印章授权,可以授权企业员工多人使用,不在受限只有一个实体印章的情况,而且,电子印章/签名在使用过程中,有记录,可追溯,并且具备防伪、防篡改的服务,如放心签电子合同签章系统,通过实名认证+区块链+时间戳等技术手段,保证了签署主体身份真实性,并且对合同签署过程及内容证据链保全,同步到公证处等权威机构,能直接获得司法采信,保障企业双方的合法权益。