企业及个人在选择电子合同服务商时需要注意些什么?首先,传统合同在认定效力时,一般考虑4个因素:签署合同主体是否具备相应的民事行为能力;当事人意思表示是否真实;合同内容是否合法、合规,未被单方篡改;合同是否有原件。
相对应的,电子合同的效力认定就要考虑:
1.确认签署合同的主体身份(可通过电子合同签约平台对居民实名认证、人脸识别、手机验证等方式确认);
2.有可靠的电子签名、印章(可通过数字证书、时间戳确认);
3.合同签署后不能被单方篡改(可通过修改留痕情况来确认);
4.合同可验证真实性,具有原件效力(一般电子合同签署后会由该平台或第三方进行保存,可通过签约平台的线上验证来确认,也可以请平台作为独立第三方的身份出具证明,同时,建议企业同步电子合同的签署、保存公证,以最大限度留存有力证据)。
以上4个因素确认之后,企业及个人在选择电子合同服务商时还要注意几点:
1.选择与CA机构合作且有出具证明文件能力的平台
为了保证电子合同有效性在司法阶段被认可,签署合同时,建议选择CA机构(证书授权中心)或与CA机构合作的签约平台(身份认证、电子签名环节有CA机构的参与)来提供相关服务。该平台最好还有出具证明文件的能力。
2.与公证机构数据对接的平台
电子合同依然存在被篡改的风险,因此,签署合同后,最好将合同同步到公证机构的线上系统,固定内容,获得公证,以便于面对可能产生的纠纷与诉讼。
3.考察平台是否具有保护数据的能力
企业应依法保护用户信息,所以要挑选具有相应数据保护能力的签约平台。签署电子合同时,也最好与第三方签订协议,明确用户信息的用途和保密义务、违约责任。也可以根据具体情况,设计合适的保存方案,比如在本地保存电子合同,同时在平台仅保存验证文件。
4.对相关资料进行有效管理,要做好相关人员的培训工作平台的认证材料、设备可能存在被盗用的情况,或持有人越权,导致企业电子签名被冒用。所以,企业要监控好电子签名,管理好相关材料、账号、密码、设备。同时加强员工培训。还可以和签约平台协商,设置合适的审批流程、验证手段。出现状况时,要及时告知相关方面,以避免承担额外责任。
总体来说,在科技进步和5G高速发展的时代大背景下,电子合同便于留痕,极大的降低了合同签署过程中的成本,具有很高的实用价值。把握好以上几点,对电子合同有足够的风险意识,具备相关的基础知识,就能安全、有效地签署电子合同。