企业合同管理的四大误区

企业的合同管理有很多误区。本文列举了对合同管理的四个误解，希望能纠正合同管理中对企业的一些错误看法。

第一，合同管理中的定位合同管理很多企业认为合同管理是对合同(纸质文件，也就是合同书)的管理。中心工作是根据公司内部的签约授权级别，对谈判中的合同进行审核、会签、盖章，然后对签订的合同进行备份、分类、归档、保管。这种合同管理模式将合同管理的本质视为合同订立过程中的过程管理，并不能真正有效地防范企业的法律风险，实现企业的合同管理目标，属于计划经济下借鉴行政管理模式的传统思维。

从静态管理的角度来看，这种合同管理模式将合同管理理解为一种简单的合同文件管理，而动态流程则是由业务部门拟定合同样稿，法律部门对合同的法律问题进行审核，最后由企业领导签字并交给办公室盖章。这种管理模式忽略了合同指派审核的细节，包括当事人的背景信息、前期谈判的重点、合同履行的技术细节等等。

事实上，企业的法律风险存在于商业交易的整个过程中，包括合同谈判(包括新客户开发)、合同签订和合同履行(包括交付货物或服务以及支付货款)。目前，中国企业面临两大合同法律风险，一是保质保量及时交货问题，二是应收账款回收问题。

第二，合同管理被视为公司法务部门的专属工作。很多企业认为合同管理是公司法务部的专属工作，其他部门只配合法务部的工作。甚至很多中小企业根本没有法律部门，也没有专门的人负责合同管理的工作。我们觉得这个合同管理模式不对。由于法律部只是参与合同管理的职能部门，所以公司很多部门都与合同管理关系密切。

以合同审查为例，目前的合同审查机制基本上是业务部门将合同文本提交给法律部门进行正式审查。由于法律部门不了解合同的背景信息，无法掌握合同签订过程的细节，无法有效审查合同的合法性、合理性和可行性，进而无法有效识别潜在的法律风险。为了保证合同目的的顺利实现，合同评审不仅要对提出的纸质条款进行风险评审，还要了解合同的整个谈判和协商过程，追溯合同中反映的每个问题的来源，了解交易背景、自己一方的立场和关注的主要内容，并与财务部门和业务部门共同评审合同的有效性。在合同履行阶段，传统的模式是法律部门不主动参与，但实际上企业的各个管理部门需要协同工作，法律部门应该成为合同履行的协调者和监督者。

因此，合同管理应该涉及到企业的所有部门，而不仅仅是法律部门的工作。

第三，注重合同签订环节，忽略合同履行环节。如今，许多企业非常重视合同签订环节，并建立了合同审批方法和流程，但却没有重视合同履行中的法律风险控制(包括合同变更、转让和解除等)。).我们认为，签订合同的目的是为了实现合同的价值，但签订合同后并不会完全自动履行。目前，许多企业没有建立合同履行的法律风险控制机制，没有必要的证据意识，导致对方不知道违约时面临的法律风险，更不知道如何妥善处理。比如合同法规定质量问题要及时通知对方，但是很多企业对于质量异议通知的内容怎么写并没有明确的概念。

第四，注重事后诉讼救济，忽视诉前法律风险预警机制的建立。很多企业认为合同管理只是为了方便纠纷解决的制度设计，着眼于完善法律纠纷的诉讼解决机制，不注重对法律风险的事前识别和评估，往往会发现自己在纠纷中陷入法律风险，导致要么胜诉却发现被告资不抵债，要么败诉。其实预防诉讼的成本比诉讼本身小很多，效果也很明显。

总之，企业应建立动态合同管理监管机制，针对可能出现的不利于未来诉讼局面的法律风险采取预警措施，避免或减少不必要的业务损失。