百货商场如何通过电子合同实现招商工作的突破？

随着新零售的兴起,百货商场这一经典的零售业态受到巨大冲击。2020年新冠疫情,更是加剧了百货商场经营业绩的下滑。在《2019-2020中国百货零售业发展报告》中显示,在103家以百货经营为主的样本企业中,百货增长率仅为1.0%。业绩的下滑让品牌商入驻普遍信心不足,又使得百货商场的经营压力进一步加大。

那么，百货商场如何实现招商工作的突破呢？接下来，我们看某百货商场通过电子合同进行招商签约管理的案例。

【项目背景】

合同类型:商家入驻协议

签约方式:纸质签约

网点数量:30家左右

网点分布:覆盖数十个城市,十多个省市自治区

签署相对方数量:每家门店对应500-800家商家

签约流程:商家申报——双方签署入驻合同——邮寄总部备案——总部分类归档存储

签约流程走完所需时间:3天及以上

签约频次:每年或每两年续签1次

签约量:1万份/年,且持续上涨

现有招商签约管理人员:10人以下,且短期内不会新增人员

年人均处理合同:1000份及以上

平均每份合同成本:36元左右(含纸张、打印、快递、管理等各种成本)

平均每份合同人工处理时间:10小时左右

【招商签约痛点分析】

从项目背景信息我们清晰地看到,该客户的招商签约量在不断上涨,而相应的招商签约管理人员不会新增,且流程长、对接商家多。全流程人工化的纸质签约管理,随着时间的推移,成本和效率上都会不堪重负。

除了这些显性的痛点之外,我们还发现人工化的纸质签约方式,对该客户的风险管控会造成巨大的隐患。

1、合同条款个性化需求多,存在篡改风险

原流程为各地门店与当地的品牌商按照集团总部设计的合同模板拟定合同。由于双方商定的合作条件差异化较大,如:保底抽成的额度,结算形式等合作细节。因此对合同内容条款存在个性化需求,调整幅度较大,存在发送合同时,个别业务人员为了冲业绩篡改合同条款的情况,公司内容审查把控无法有效落实。

2、供应商多、分布广,资质管控难

各地合作的品牌商家存在厂家、经销商或代理商等多种情况,邮寄收集资质材料,除了难以鉴别真伪,另外也经常发生提交的经销授权书、质检报告等过期的情况。企业无法及时跟踪,后期出现纠纷难以举证,造成门店在经营合作上的管理隐患。

【数字化转型难点】

在启动电子合同项目过程中，面临着两大挑战：一、商家愿不愿意快速接受；二、能否快速上线,并与内部自建平台打通。

1、品牌商接受度

品牌商家的信息化理解、接受度不一,业务相关部门担心如何让数千家供应商参与进来,配合上线推广工作。这对于电子签约是否顺利用起来、用得好都起到关键影响。

2、无缝集成自建业务平台

为了更加贴合日常业务签约场景,该客户IT部门考虑到项目周期紧张,资源投入相对有限,希望电子签约平台与自建的供应商管理平台在做到流程打通、信息共享的同时,可以最大程度减少业务侧改造,能够在4-6周内直接集成电子签约能力,实现合同签约管理全程电子化。

【电子合同解决方案】

效率方面:

1、流程简化,自动化处理:

门店下载总部统一制作的合同模板发送商户——商户智能终端登录在线签署——门店确认签署——总部统一按照合同标签,智能归档。

省去了合同来回核对、邮寄、人工分类归档的流程,自动化处理,大大提升效率。

管控方面:

1、合同模板创建和使用权限分离,杜绝篡改

电子签约平台搭建集团架构模式,由总部法务起草主合同模板,管理人员在线制作,统一设定文件信息、签约方信息、业务字段、签署位置等,并通过模板授权给对应各地门店人员使用权限,对方只能查看和使用模板,无法进行修改操作,杜绝篡改风险。

2、合同附件兼顾个性化和管控需求

对于个性化的补充条款,统一采用添加附件的方式,与主合同一起发送给品牌商进行签署。这样既保证了集团总部对业务人员合同内容的管控和约束,同时又解决了实际业务开展过程中的特殊需求,兼顾了严谨与灵活。

3、相对方管理筛除不合资质供应商

统一要求品牌商家签署合同时上传资质材料,便于公司业务人员进行审核,这样做带来的好处是资质材料与合同进行了统一归档存储,便于后续随时调取和查看。

推广方面:

1、实名认证环节前置加速内部推广

通过线上邀约方案,使关键的品牌商实名认证环节前置,并提前做好公众号推文宣传和流程培训,这样大大缩短了后期品牌商签署合同时再进行实名认证的时间,避免影响业务开展。

2、线上线下签署结合

对暂时不能接受电子签约的商户,采用线上线下签署结合的方式,将对方线下盖章的合同扫描上传,并与通过平台发送的电子合同相互关联,方便查阅。

实施方面:

灵活接口快速上线：采取灵活接口方案设计,最小化改造供应链管理平台,通过2-3个API接口调用即可完成业务闭环。

【转型成效】

1、签约流程从平均3天缩短为24小时内

原先由当地门店和品牌商各自签署完合同,又快递到总部进行备案,全程至少需要3天时间。现在可以减少到24小时内完成,并且全过程可视化,业务人员可以实时跟踪合同签署状态,适时进行提醒或催办。

2、合同出错率降低为0%

以前总部虽然提供了合同模板,但是无法有效管控合同文本内容,电子签约平台通过严格的控制,让合同内容与合同权限有效分离,杜绝人员合同填写错误或恶意篡改的情况,并且总部可以及时查看各地门店签署过程,做到合同出错率降低为0%。

3、释放人力,人均合同处理时间减少80%

原先各地门店都需要安排专人进行合同准备、签订及管理工作,现在全部自动化处理后,人均合同处理时间从之前的1000小时降低为200小时,减少80%。现在这部分人力可以投入到商家服务上,包括品牌商家进场手续办理及后续经营状况跟踪等等,使商场和商家之间实现共赢。

作为传统零售业态,百货商场基本上是多业务多门店和多种经营品类,供应链管理复杂度非常高,导致在合同的签署、管理上存在不小的问题与挑战。

电子签约的价值点不仅仅简单的把纸质合同变成电子合同,更是对其业务管理与运营管控的一次经营革新,加强人货场的体系建设。在人的方面,合同管理的智能工作流,优化了业务流程,推动跨部门合作对齐,减少事务性工作,聚焦业务发展创新;在货的方面,实现供应商基础数据动态管理,从源头上规范了供应链,实现精细化管理,提升渠道管理效率;在场的方面,将合同模板、印章权限收归集团统一管控,杜绝印章滥用、模板乱改等行为,有力提升集团的风险管控能力,让管理更好地落地执行。