印章是单位、企业或个人办理业务的重要凭证,在日常生产生活中,发挥着重要作用。一个章一个红印,造假并不难,一些不法分子容易动歪心思。今天我们通过下面几个问题来谈谈如何破解印章与合同管理难题。
问题一:如何管理印章风险?目前企业在印章管理上有什么新诉求?
从字面来看,印章的“全生命周期管理”包括印章的刻制、登记、授权、转售、作废、销毁。现在,又提出了一个新的概念叫“多形态的统一全生命周期管理”,这里多了两个形容词:多形态和统一。
现如今,企业印章的存在形式多种多样。有些省份已经开通政府的统一印章平台。企业到政府平台办事时,政府会发一枚Ukey。到公共资源交易中心招标时,交易中心也会发Ukey。
另一种比较常见的是互联网的印控设备,它是将印章放进一个水杯大小的设备当中,把印章锁起来,只有通过系统审批才能盖章。甚至有用手机扫码,法人刷脸,就可以签订合同的形式。
目前国家在推进电子营业执照和电子印章同步发放,所以企业领取电子营业执照后,就会获得一个相应的电子印章,这就导致企业印章有多种存在形态,所以全生命周期就不再是围绕一种形态印章的管理流程。
进一步讲,统一管理是在多形态的现状下衍生出来的需求。现阶段,要想实现统一管理需要借助数字化工具。
问题二:电子合同在签署过程中存在被篡改的风险吗?
如今的电子合同签署解决方案中,整个文件不会暴露在网络环境中,我们所看到的内容可以理解为基于文件渲染出来的H5页面,而文件本身是加密保存的。并且用户每次访问H5页面时,都要做身份鉴权。
问题三:电子签如何更好地跟国际接轨?
跨境签署的难点在于国内外法律的差异。各国有自己的电子签名认证标准、电子签名法,想与国际接轨,可调研当地的数字认证机构,与他们取得联系。
有些国家认为提供实名制的邮件发送签署,即可证明是本人的意愿表达。还有些国家认为必须要经过国民级的认证体系,比如在新加坡,每个人都有线上身份认证的App,它从本质上就让新加坡的电子签名达到了很高的数字化标准。在较为薄弱或法律结构与我国相差甚多的国家,企业行为可能还要靠授权人签字,那么电子签产品在设计和交互体验上也要相应做很大的改动来支持。
问题四:从用户角度来看,电子合同和纸质合同的体验有哪些不同?
从一个应用方向来看,比如律所,电子签章带来了三个好处:
一是效率提升。合同签署的传统逻辑是签字、审核、盖章、归档,这个过程会有一定的时间周期。
二是用章流程清晰化。合同签署中最麻烦的是双方取走纸质合同,各自盖章,但这里面存在篡改合同的情况,因此很多法务部设有专门的合同核对流程,确保谈好的合同和最终签字盖章的合同一致。
三是责任归属。使用电子签章不会出现未经授权盖章的情况,这一点对规模越大的公司更重要。因为传统合同签署的每个环节都可能出错,但电子签章的审批逻辑是一层一层传递下去的,规避了单个人控制公章的风险。
放心签作为全国电子签名行业知名品牌,致力于以电子合同、电子印章、电子签名等为代表的数字应用基础设施助力企事业单位加快实现数字化转型升级。通过实名认证、电子签名、时间戳固化、数据加密、区块链存证等技术确保签署电子合同全过程安全合规,签署内容真实可信,不可伪造和篡改,在保障合同安全有效的同时,为企事业单位降本增效。